Alumnijäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Oulun yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenrekisterille.
Laatimispäivämäärä 05.05.2018. Viimeisin muutos 21.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry
Pentti Kaiteran katu 1, 90500 Oulun yliopisto
Postiosoite:
OPTIEM – Oulun tuotantotalousteekkarit ry
90014 Oulun Yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Killan sihteeri
sihteeri@optiem.fi
3. Rekisterin nimi
Oulun yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Oulun yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenien yhteystietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Sähköpostiosoite (Muu kuin student-mail)
o Yhdistyksen alumni-sähköpostilistoihin kuuluminen
Rekisterissä ei säilytetä muiden kuin OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenten tietoja, ja henkilötiedot poistetaan välittömästi mikäli OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenyys puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäsenyyden hakulomakkeen kautta yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n verkkosivuilta. Tietoja voidaan vastaanottaa myös henkilön omalla ilmoituksella sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa tarpeen vaatiessa vain OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnivastaavalle tai hallitukselle. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella mikäli tarpeen. Rekisterin salaus toteutetaan OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla alumnijäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjän tulee vastata asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Oulun yliopiston OPTIEM – Oulun Tuotantotalousteekkarit ry:n alumnijäseniä. Alumnijäsenyydestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.